Zoomセッションを開催・招待する方法(PC) 予約開催と即時開催

スポンサーリンク

Zoomセッションを開催する2つのやり方

Zoomでミーティングを開催するには、通常2つの方法があります。

  • (1) ミーティングをスケジュール(予約)する
  • (2) ミーティングを即時開催する

オンラインカウンセリングでは、(1) ミーティングをスケジュール(予約)することが多いかと思います。


ここでは、(1) ミーティングをスケジュール(予約)する方法を説明したあとに、(2) ミーティングを即時開催する方法も参考に記載します。



(1) ミーティングをスケジュール(予約)する

以下のZoomの公式サイトにアクセスします。どのページからでもログインできます。

Zoom公式サイト
https://zoom.us/ もしくは https://zoom.us/jp-jp/meetings.html


もし、日本語表示になっていない場合は、ページ下部の言語設定(Language)から「日本語」を選択してください。ページによっては、日本語ページがないURLもありますので、基本的に上記のURLからアクセスしてください。


ページ上部のメニューの右端に、「サインイン」というボタンがありますので、こちらをクリックします。


よくわからない場合は、以下のURLから直接サインイン(ログイン)のページに移動できます。

Zoomサインイン(ログイン)ページ
https://zoom.us/signin


メールアドレスとパスワードを入力し、「サインイン」をクリックします。「サインインしたままにする」をチェックしておけば、一度閉じて再度アクセスしても同じブラウザならサインインしたままになります。


もしパスワードを忘れた場合は、「パスワードをお忘れですか?」からパスワードをリセットしてください。


GoogleアカウントやFacebookアカウントを使ってZoomアカウントを作成した人は、メールアドレスは入力せずに「Googleでサインイン」もしくは「Facebookでサインイン」からログインします。

「SSOでサインイン」は、エンタープライズ(企業)向けの機能なので、無視してください。


サインインが完了すると、以下の画面になります。「ミーティングをスケジュールする」をクリックしてください。


すると、ミーティングのスケジュール画面になるので、以下の赤枠の箇所などを設定してから「保存」をクリックしてください。


Zoomミーティングの設定項目

ここでは、ミーティングの設定項目について、詳しく見ていきます。


  • トピック

ミーティングやセッションの名前をつけます。
管理しやすい名前をつけましょう。


  • 説明(任意)

任意です。
ウェビナーなどでは記載してもいいでしょう。


  • 開催日時

ミーティングやセッションの開始日時を設定します。
デフォルトではAM/PM表示です。


ZoomをAM/PM表記ではなく、24時間表記にすることもできます。

左メニューの「プロフィール」を開くと、「日時 時間形式」の箇所に「× 24時間制を使用」と表示されているはずです。日時の「編集」から「24時間制を使用」にチェックを入れてから「変更を保存」してください。


  • 所要時間

ミーティングの大まかな所要時間を設定します。
この時間が経過すると自動的に終了するわけではありません。スケジューラ(カレンダー)と連携する際の情報として利用されるようです。


無料プランの場合は、3人以上(複数人)で40分利用するとタイムアウトします。予約の際は40分以上に設定できるので気をつけてください。


  • タイムゾーン

「(GMT+9:00)大阪、札幌、東京」と表示されているはずです。
おかしい場合は、24時間表記と同様に「プロフィール」から変更できます。


  • 定期ミーティング

このミーティングを定期開催したい場合は、毎日、毎週、毎月などに設定できます。
都度予約するカウンセリングであれば、この設定は不要です。


定期ミーティングは、ミーティングIDやパスコード(パスワード)が固定となります。

コンピュータプログラムによって解析される可能性が高くなるため、セキュリティを気にする方は避けてください。


  • ミーティングID

「自動的に生成」のままにしてください。
「個人ミーティングID」を選択することも可能ですが、ミーティングIDが固定となるためセキュリティ的におすすめできません。


  • パスコード(パスワード)

「ミーティングパスワードを必要とする」にチェックしたままにしてください。
パスコード(パスワード)はランダムに生成されているので、そのままで結構です。


招待URL(参加者URL)にパスコード(パスワード)を変換して埋め込むことで、入力を省略することが可能です。(デフォルトで設定されています。)

間違っても「1234」や「abcd」などの予測しやすいパスコード(パスワード)に変更しないでください。


  • ビデオ

ホスト(主催者、あなた)と参加者のビデオのオン/オフ(ON/OFF)をそれぞれ設定できます。
ミーティング開始後にビデオを開始することもできますが、操作が必要になります。


ビデオのデフォルトはオフ(OFF)ですが、デフォルトをオン(ON)にすることもできます。(音声通話よりビデオの利用が多い場合など)

左メニューの「設定」を開くと、「ミーティングをスケジュールする」の項目に「ホストビデオ」「参加者ビデオ」の設定があります。それぞれトグルスイッチをOFFからONに変更してください。


  • 音声

オーディオ(音声通話)に参加する方法を選択できます。
「両方」のままでもいいですが、「電話」は有料オプションでしか使えないので、「コンピューター音声」(VoIP)に変更してもいいです。


音声のデフォルトは「両方」ですが、デフォルトを「コンピューター音声」にすることもできます。(電話回線を使わない場合)

左メニューの「設定」を開くと、「音声タイプ」の設定があります。「電話とコンピューター音声」から「コンピューター音声」に変更してから「保存」をクリックしてください。


  • ホストの前の参加を有効にする(ミーティングオプション)

ホスト(主催者)が参加する前に、参加者が先に参加できるように設定できます。
複数人での利用やウェビナーならおすすめですが、1対1なら不要でしょう。


ホストの前の参加は、デフォルトはオフ(OFF)ですが、デフォルトをオン(ON)にすることもできます。(1対1より複数人での利用が多い場合など)

左メニューの「設定」を開くと、「ホストの前の参加」の設定があるので、トグルスイッチをOFFからONに変更してください。


  • 入室時に参加者をミュートにする(ミーティングオプション)

参加時のマイクの初期設定をミュートにすることが可能です。
大人数や大規模なウェビナーなどであれば設定しますが、1対1や少人数であれば不要です。


  • 待機室を有効にする(ミーティングオプション)

参加者は、すぐにミーティングに参加せず、待機室で待つことになります。
ホスト(主催者)が待機室からミーティングへの参加を一人ずつ許可する必要がありますが、望まない参加者をブロックすることができます。


ミーティングIDをコンピュータ解析して勝手に参加するZoom爆撃(Zoom-bombing)が一時期流行したため、その対策として待機室がデフォルトでオン(ON)に変更されました。


  • ローカルコンピューターにミーティングを自動記録(ミーティングオプション)

Zoomでは録画・録音する機能がありますが、ミーティング開始時に自動的に録画・録音を開始することもできます。
参加者に録画・録音されていることが表示されますが、録画・録音を行う場合は参加者全員に同意を得ることをおすすめします。


予約したZoomミーティングに招待する

「保存」をクリックしてミーティングの作成が完了すると、以下の画面になります。

「招待状をコピーする」をクリックして、開いた画面から「ミーティングの招待状をコピー」してください。


招待状は適宜修正して、メールなどでクライアントなどの参加者に通知します。

招待状のコピー

○○さんがあなたを予約されたZoomミーティングに招待しています。

トピック: マイミーティング
時間: 20xx年xx月xx日 xx:xx 大阪、札幌、東京

Zoomミーティングに参加する
https://us04web.zoom.us/j/xxxxxxxxxxx?pwd=xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

ミーティングID: xxxx xxxx xxxx
パスコード(パスワード): xxxxxx


Zoom招待メールのテンプレート(雛形)

以下に招待状のテンプレート(雛形)を準備しました。赤字の箇所を書き換えてご利用ください。


○○様

オンラインセッションについてお知らせします。

・日時: 20xx年xx月xx日 xx:xx

当日はZoomというWeb会議サービスを利用して行います。
お時間になりましたら、以下の招待URLから参加してください。

https://us04web.zoom.us/j/xxxxxxxxxxx?pwd=xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

もし、ミーティングIDやパスコード(パスワード)の入力が求められた場合は、以下を入力してください。

ミーティングID: xxxx xxxx xxxx
パスコード(パスワード): xxxxxx


(1) パソコンから参加する場合

以下のURLから、事前に「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードして実行してください。

https://zoom.us/download(Zoomダウンロードセンター)

開始時間になったら、招待URLをクリックして参加できます。

(2) スマートフォン、タブレットから参加する場合

以下のURLから、事前に「Zoom Cloud Meeting」をダウンロードしてください。

・iPhone / iPad: https://apps.apple.com/jp/app/zoom-cloud-meetings/id546505307
・Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings&hl=ja

開始時間になったら、招待URLをクリックして参加できます。


(3) 事前のご案内

・必要な方は、上記のURLからZoomを最新バージョンにアップデートしてください。

・パソコンからの参加が初めての方は、以下のURLからカメラ・マイク・スピーカーのテストを行ってください。
https://zoom.us/test(Zoomテストミーティング)

※詳しいやり方は、以下をご覧ください。
https://it-counselor.net/zoom-test-pc(Zoomの接続テストを参加前に実施する)

・万一つながらない場合は、以下をご覧ください。
https://it-counselor.net/zoom-trouble-pc(Zoomのトラブルシューティングの流れ)

・表示するお名前はお申し込み時と同じ名前にしてください。

・カメラが逆光とならないように注意しましょう。

・セッション中は、他のアプリケーションを終了してください。


(4) 緊急時の連絡先

万一つながらない場合は、以下に直接ご連絡ください。

・Facebook: https://www.facebook.com/xxxxxxxx/
・電話番号: 0x0-xxxx-xxxx


こうすることで、スムーズにZoomを開催できます。


参加者URL(招待URL)にパスコード(パスワード)を埋め込まない設定に変更することも可能です。(URLと別にパスコードを伝える場合)

左メニューの「設定」を開くと、「ワンクリックで参加できるように、招待リンクにパスコードを埋め込みます。」という設定があるので、トグルスイッチをONからOFFに変更します。

ただし、URLとパスコードを同じメールで送る場合などは、セキュリティ的にほぼ意味がありません。参加者がパスコードを手動で入力するため利便性も悪くなります。


以上で、Zoomセッションの予約は完了です。


予約したZoomミーティングを開始する(ブラウザ)

予約したZoomミーティングをブラウザから開始するには、Zoom公式サイトにサインイン(ログイン)し、左メニューから「ミーティング」をクリックします。

「次回のミーティング」タブに予約したミーティングの一覧が表示されているので、該当のミーティングの「開始」ボタンをクリックします。


このあとの操作は参加者とほぼ同じなので、こちらをご覧ください。


予約したZoomミーティングを開始する(PCアプリ)

予約したZoomミーティングをPCアプリから開始するには、Zoomアプリケーションでサインイン(ログイン)し、上部メニューから「ミーティング」をクリックします。

左メニューに予約したミーティングの一覧が表示されているので、該当のミーティングを選択し、「開始」ボタンをクリックします。


このあとの操作は参加者とほぼ同じなので、こちらをご覧ください。


(2) ミーティングを即時開催する(インスタントミーティング)

以下は、セッションを即時開催する方法です。これをインスタントミーティングと言います。


まず、Zoomの公式サイトにサインイン(ログイン)します。すると、以下の画面になるので、「ミーティングを開催する」をクリックしてください。


「ビデオはオン」「ビデオはオフ」(音声通話)、「画面共有」(音声・ビデオなし)から選択できます。ビデオはミーティング開始後にもオン/オフ(ON/OFF)変更可能です。


すぐにミーティングが開始するので、「開く」もしくは「許可」をクリックしてください。


ブラウザによってポップアップ画面の表示される位置や文言等が違います。


Zoomインスタントミーティングに招待する

アプリケーションが立ち上がったら、画面左上の「(i)」ボタンをクリックします。すると、招待URLやパスワードなどが表示されるので、コピーして参加者に伝えてください。


画像はMacの例ですが、Wondowsもほぼ同じです。


Zoomの招待状テンプレート(雛形)などに貼り付けてメールで送るか、LINEやTwitterであれば、トークやダイレクトメッセージ(DM)に招待URLをコピー&ペーストして送信してもいいです。


Zoomでオンラインカウンセリングをはじめる7ステップ

Zoomでオンラインカウンセリングを始める方法を、7つのステップに分けて見ていきます。

Zoomでオンラインカウンセリングをはじめる7ステップ


次回は「Step 5. Zoomセッションに参加する」です。

以下はPC版です。


参考


Zoomは日々アップデート(バージョンアップ)されているため、最新の情報ではない可能性があります。もし情報に古い点に気づいた方は、下部のコメントからご連絡いただけると助かります。

この記事が気に入ったら
いいね! してね
最新情報をお届けします
\シェアはこちらから/
スポンサーリンク
ITカウンセリングLab

コメント